تقرير يستفيد منه مدراء وموظفو الشركات

يعد تنظيم اجتماع عام لموظفي الشركة،مهمة مكلفة ومحفوفة بالمخاطر وغالبا ما ترتبط بطبائع القيادة، لكنها تعود بفوائد كبيرة إذا نظمت على النحو الصحيح وطرحت خلالها أهم قضايا العمل.
وبحسب تقرير لـ "إنتربرينير"، فان الاجتماعات العامة بالشركات مفيدة لأنها تطلع جميع العاملين على أهم التطورات وتضمن وجود ارتباط بين الموظف والمؤسسة، وتتيح الفرصة للاستماع لآراء العاملين واستفساراتهم. كما أن الفوائد التي تعود على العمل من تنظيم مثل هذه الاجتماعات وبشكل دوري أعلى بكثير من التكلفة المالية والوقت المستهلك فيها.

وفيما يلي سبل إدارة الشركات الناجحة للاجتماعات العامة:
1. ضرورة اهتمام رئيس الشركة بالاجتماع: بعض الشركات تنظم الاجتماعات العامة لمجرد أن غيرها ينظمها دون أن تكون ضمن أولوياتها، وهنا لا فائدة منها لانها تشكل هدرا للمال والوقت وتنشر الاستياء بين الحاضرين. لذا، لا بد من الاهتمام بشدة بتنظيم اجتماعات عامة وبشكل دوري بهدف إطلاع فريق العمل على أحدث التطورات والاستماع إليه.
2. تنظيمها بشكل جيد: تتعامل الفرق التي تتحمل مسؤولية إدارة هذه الاجتماعات العامة كأنها وحدة إنتاج مهمة كغيرها من قطاعات العمل. اذ تهتم بتوفير قاعة اجتماعات ملائمة ومجهزة جيدا، فضلا عن الاهتمام بالمحتوى الذي سيتم مناقشته وبعرضه بطريقة ملائمة. هذا ويجري التخطيط لمثل هذه الاجتماعات بشكل مسبق وبوقت كاف حتى تخرج بالشكل المطلوب وتحقق الهدف المنشود.
3. تنظيم الاجتماعات العامة بشكل دوري ومتقارب: تخوض بعض الشركات تجربة الاجتماعات العامة مرة واحدة في العام، وبعضها تنظمها كل ثلاثة أشهر، لكن أيا منها يعود بالفائدة المطلوبة. وبحسب الخبراء، فان أفضل أماكن العمل هي التي ينظم مديروها اجتماعات عامة كل أسبوع أو أسبوعين، لا سيما وان تكرار الاجتماعات العامة يترك أثرا إيجابيا على الموظفين.
4. ليست مفتعلة: غالبا ما تكون الاجتماعات العامة التي لا تنظم بشكل دوري مصطنعة، ويغلب عليها التكلف ومستوى غير ضروري من الرسميات، وتبدو وكأنها مبادرة فاترة اقترحها أحد المستشارين.
5. إتاحة مجال للأسئلة:  يجعل فتح المجال للأسئلة الشخص المسؤول عرضة بدرجة كبيرة للهجوم والانتقادات وهو ما قد يجعله يشعر بعدم ارتياح. وبالرغم من ان فترة السؤال والجواب ترهب الكثير من المديرين التنفيذيين، حيث يحاولون النأي عنها وأحيانا إلغاؤها من جداول الاجتماعات، الا انه من الأفضل تصفيتها وإعطاء الأولوية للأسئلة الأكثر فائدة وأهمية.
أرقام