تعتبر القدرة على تحقيق التواصل بفاعلية من أكثر المهارات أهمية خلال العمل، عبر التواصل بصراحة وصدق حول الأفكار والتوصيات والمخاوف مع من تعمل معهم.
وفي هذا الاطار، نشر موقع Forbes تقريرا عن كيفية التواصل بفاعلية بناء على أفكار تم جمعها من كتاب تحت عنوان "اصمت وقل شيئا: استراتيجيات التواصل بالعمل للتغلب على التحديات والتأثير في السامعين"، للكاتبة كارين فرايدمان، والتي صورت فيه خبرتها الحياتية والعملية.
وفيما يلي بعض النصائح للتواصل بفاعلية أثناء العمل :
1- الوضوح والحديث المباشر هو أقصر الطرق للتواصل: من المهم جدا أن يتجه المتحدث نحو لب الموضوع والدقة بقدر الإمكان، وأن يتجنب المديرون الغموض مع موظفيهم، فغالبا ما يقولون: هل يمكن إنهاء هذا التقرير؟ الا انه من الأفضل قول: هل يمكن إنهاء هذا التقرير ووضعه على مكتبي في الوقت المعين؟
2- الإشارة إلى الخطوط العريضة أولا: خصوصا عند التحدث، اذ من الجيد إلقاء الأفكار الرئيسية والأشياء الأكثر أهمية في البداية.
3- سلوك الشخص خلال حديثه أمر مهم للغاية: ليس من الضروري فقط توصيل الرسالة، ولكن كيفية توصيلها أيضا لا يقل أهمية، فإذا تحدث شخص ما وتجنب النظر إلى عيني المخاطب، فيمكن أن يصل إليه انطباع بعدم الرغبة في التواصل.
4- تجنب الغرور: توضح "فرايدمان" أنه مهما بلغت أهمية الشخص، فهو ليس بنجم والكواكب تدور في فلكه، ولكنها تنصح بالانفتاح على الآراء المختلفة والأفكار المتنوعة وحتى الانتقادات.
5- توجيه أسئلة تحتمل إجابات كثيرة: يسمح ذلك بمزيد من الإيضاح حول الأمور التي تتم مناقشتها وهو ما يحول بدوره دون حدوث سوء فهم، وعلى سبيل المثال يمكن توجيه أسئلة مثل: لست متأكدا مما تقول، هل يمكن أن تعطني مثالا للتوضيح؟
6- إذا لم يكن هناك إمكانية قول شيء لطيف، فمن الأفضل عدم قول أي شيء مطلقا: الإشارة إلى السلبيات أو الانتقادات اللاذعة لزملاء العمل تُنفِّرهم من التواصل.
7- إذا كانت هناك أنباء سيئة، فمن الأفضل قولها مباشرة: تعد الوسيلة الأفضل في توصيل الأنباء السلبية مع تجنب مواجهة توصيلها بشكل شخصي هي البريد الإلكتروني مثل فصل أحد الزملاء.
8- توصيل الآراء السلبية بطريقة مناسبة: فإذا كان زميل ما أو رئيس العمل على خطأ، يمكن مواجهته بمنتهى الاحترام واللباقة ويمكن إضفاء روح دعابة عند قول ذلك لتخفيف حدة النقد. ارقام